La comunicazione istituzionale, interna ed esterna

Nella scuola dell’autonomia la comunicazione è strumento essenziale per la gestione dei processi di sviluppo, della qualità dei risultati e delle risorse umane nella realizzazione di una partecipazione più ampia al progetto educativo di Istituto.

In quest’ottica, la scuola intende realizzare un sistema di flussi di comunicazione, incentrato anche sull’utilizzo di tecnologie informatiche, sia per migliorare la qualità del servizio e l’efficienza organizzativa, sia per creare una fitta rete di rapporti al fine di accrescere il senso di appartenenza, il pieno coinvolgimento nel processo di miglioramento e di condivisione della Mission.

È importante realizzare all’interno dell’istituto scolastico un sistema comunicativo inteso non solo come strumento per trasmettere ordini di servizio e informazioni, coordinare e controllare il lavoro di segreteria ed il regolare svolgimento dell’attività didattica, ma anche e soprattutto come sistema di ascolto indirizzato a migliorare le relazioni interne al fine di ottenere un clima cooperativo e stimolante.

Non meno importante è la comunicazione che le istituzioni scolastiche rivolgono alle famiglie ed ai soggetti esterni e in particolare:

alle famiglie, per informare su molti aspetti tra cui il comportamento, il profitto conseguito nelle diverse discipline, i criteri e le modalità di valutazione, il regolamento interno dell’istituto, le attività rivolte agli studenti ecc.; le famiglie e gli studenti sono inoltre portatori di interessi specifici, quali piani e percorsi di studio personalizzati, attività di orientamento nel passaggio da un ciclo all’altro dell’istruzione (orientamento scolastico) e per l’ingresso nel mondo universitario e/o del lavoro;

agli enti locali, alle Università e alle altre istituzioni presenti sul territorio con cui la scuola è chiamata a “fare sistema” per condividere le finalità dei progetti curricolari e/o extracurriculari e quantificarne la ricaduta, in termini di valore sociale, sulla collettività. Nei loro confronti va attivata una specifica forma di collaborazione fatta di trasparenza e di costanza dei rapporti, elementi basilari per la concertazione delle politiche educative e formative da attivare sul territorio;

alla società (intesa come collettività), che esprime una domanda sociale di informazione sulla qualità del servizio scolastico, sull’opportunità formativa e lavorativa prospettata, sui livelli di competenza sviluppati e conseguiti e più in generale sull’essere espressione della valorizzazione del territorio nelle forme e nei modi ad esso specifici;

ai fornitori di servizi e beni per instaurare rapporti improntati alla trasparenza e volti a migliorare i tempi e la qualità dei servizi e beni complessivamente offerti.

 

STRUMENTI PER LA COMUNICAZIONE

Tale strumento rappresenta una delle scelte cruciali per rinnovare la strategia di comunicazione della scuola; permette di diffondere e comunicare l’identità dell’Istituto, favorisce l’interazione con il territorio, aumenta le occasioni di incontro, migliora la qualità dell’apprendimento facilitando l’accesso alle risorse e ai servizi.

  • Albo on line ed Amministrazione trasparente

L'Albo Pretorio on Line è la sezione, del sito web istituzionale del nostro Istituto, riservata esclusivamente alla pubblicazione, in forma digitale, di atti o documenti per i quali disposizioni di legge e di regolamenti prevedono l’obbligo di pubblicazione avente effetto di pubblicità legale. Dal 1° gennaio 2011 la legge 69/2009 obbliga tutte le pubbliche amministrazioni (comprese le Scuole) a pubblicare online tutti gli atti che precedentemente venivano pubblicati nel vecchio albo cartaceo.

La trasparenza è intesa come accessibilità totale delle informazioni concernenti l'organizzazione e l'attività delle pubbliche amministrazioni, allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull'utilizzo delle risorse pubbliche.

La  sezione "Amministrazione trasparente" del sito istituzionale è stata adeguata a quanto previsto dal Decreto legislativo n. 33 del 14 marzo 2013 che ha riordinato e semplificato la normativa in materia di obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione delle informazioni da parte delle amministrazioni pubbliche ai sensi dell’art. 1 c. 35 della legge n. 190/2012 "Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione".

"Amministrazione trasparente" è organizzata in sezioni e in sotto-sezioni, cliccando sulle quali è possibile accedere alle informazioni che riguardano i diversi aspetti dell'attività amministrativa e istituzionale dell’ITIS "E. Mattei".

  • Portale di e-learning

Dal sito istituzionale si accede alla piattaforma di e-Learning  MOODLE in cui è possibile scaricare materiale didattico e partecipare ad attività collaborative come test, compiti, chat, forum, etc. La piattaforma si propone come un insieme di metodologie e strategie didattiche finalizzate alla creazione di un nuovo ambiente di apprendimento in grado di sfruttare le potenzialità del web e della multimedialità.

Docenti e Studenti accedono alla piattaforma con le proprie credenziali della scuola.

Il Dirigente Scolastico (D.S.) ed il Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi (D.S.G.A.), prendono visione quotidianamente delle comunicazioni esistenti in rete. Sistematicamente viene controllata la posta inviata all’indirizzo e-mail istituzionale dell’Istituto.

Nel caso di comunicazione interna, le informazioni vengono veicolate attraverso strumenti di comunicazione quali il registro elettronico, nella sezione Bacheca, e nell’area riservata del sito web della scuola. Ogni nota informativa viene predisposta e firmata dal D.S. se attiene allo specifico didattico, dal D.S.G.A. se attiene allo specifico amministrativo. La nota viene inviata al destinatario (in modo esclusivo se è riservata) o alle figure di sistema, che hanno il compito diffonderla.

  • Registro elettronico e bacheca virtuale

Nell’area riservata, accessibile dalla pagina principale del sito del nostro Istituto (www.itisurbino.gov.it), i docenti accedono al registro elettronico, strumento importante che si affianca al loro lavoro, velocizza alcune attività burocratiche quotidiane, consente di organizzare con semplicità la didattica, permette di interagire diversamente con la classe (studentesse/studenti, famiglie, altri docenti, Direzione) e facilita la sperimentazione di modelli di Didattica cooperativa.

Un'attività molto complessa in una scuola è l'invio delle circolari alle classi, ai docenti, ai genitori. Attraverso il registro elettronico, nella sezione bacheca, si ha  una gestione molto semplice per creare e distribuire circolari e altre informazioni utili per la comunità scolastica. Ogni comunicazione può essere inserita nella bacheca elettronica a disposizione di docenti, famiglie e ragazzi Si possono scegliere i destinatari (docenti, ragazzi/e, famiglie), le classi e si possono definire i contenuti direttamente o allegando file (PDF, immagini). Gli avvisi, le circolari e le news vengono visualizzati immediatamente all'interno del registro di classe: il docente, lo studente, la famiglia ne leggerà il contenuto lasciando traccia dell'avvenuta lettura. È possibile avere una ricevuta di presa visione, l'inserimento di un breve testo di risposta o l'allegato di un documento (per esempio una ricevuta di pagamento). La  Presidenza e la Segreteria hanno il controllo della distribuzione delle circolari e dell'avvenuta lettura da parte della comunità scolastica.

Nell’ area riservata ai genitori, accessibile dalla pagina principale del sito del nostro Istituto (www.itisurbino.gov.it),  è possibile consultare il registro elettronico per avere una informazione tempestiva e dettagliata su quanto riguarda la situazione del proprio figlio/a (voti, assenze,ingressi in ritardo, uscite anticipate, annotazioni, eventuali provvedimenti disciplinari, argomenti delle lezioni, pagella di fine Trimestre e Pentamestre, comunicazione esiti verifiche di recupero del Trimestre, ….) e la Bacheca nella quale dovrà visionare tutte le comunicazioni scuola/famiglia. Dalla Bacheca sarà possibile non solo leggere le comunicazioni ma anche scaricare eventuali files allegati (autorizzazioni da riportare firmate, circolari indirizzate alle famiglie, ) e, se richiesto, rispondere con un messaggio o allegare un documento da recapitare alla Segreteria. La modulistica è reperibile nel sito dell’Istituto

Tale modalità telematica attraverso il registro elettronico rappresenta l’unico canale di comunicazione scuola/famiglia; ciò non annulla ovviamente il rapporto diretto tra famiglia e docenti, qualora necessario o richiesto.

Solo nel caso in cui la famiglia sia impossibilitata a collegarsi con il registro elettronico, la stessa dovrà presentare alla Segreteria Didattica apposita richiesta scritta per avere le comunicazioni in cartaceo.

Per la gestione del materiale didattico ogni alunno ha una password personale.

I codici di accesso al registro elettronico sono personali, riservati ed assolutamente non cedibili.

L’ITIS “E. Mattei” garantisce la comunicazione costante con le famiglie in ordine al profitto, al comportamento e alle assenze degli alunni non solo attraverso il registro elettronico, ma anche con le seguenti  modalità di comunicazione:

  • N°2 colloqui generali mese di gennaio e mese di aprile mediante prenotazione online, direttamente dalla Home page del sito dell’Istituto;
  • ricevimento al mattino su appuntamento durante tutto il corso dell’A.S.;
  • sono sempre possibili momenti di confronto straordinario su questioni specifiche.

La partecipazione fattiva dei rappresentanti dei genitori e degli alunni/e alla vita dell’Istituto, permette l’elaborazione del “Contratto Formativo” con il quale si stabilisce un rapporto di collaborazione reciproca tra docenti, studentesse/studenti e famiglie. Esso è costituito da un insieme di regole concordate in classe, tradotte in obiettivi misurabili e ratificate dal Consiglio di Classe completo in tutte le sue componenti: genitori, alunni/e e docenti.

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